Weryfikacja kontrahenta przez detektywa czy z rejestrów

Co da się sprawdzić samemu w kilka minut

Podstawą jest sprawdzenie, czy firma istnieje i kto za nią odpowiada. W Krajowym Rejestrze Sądowym i w CEIDG znajdziesz formę prawną, adres, zakres działalności i osoby uprawnione do reprezentacji. Rejestr VAT pokazuje status podatnika, a w sprawozdaniach finansowych spółek widać przychody, wynik i zadłużenie.

Takie sprawdzenie warto zrobić zawsze, nawet przy małych kwotach. Do porządkowania danych z rejestrów przyda się baza firm z KRS i CEIDG, w której kilka firm porównasz bez przeklikiwania się przez osobne rejestry.

Ograniczenie jest oczywiste: rejestr pokazuje stan formalny. Nie powie, czy prezes ma za sobą trzy upadłe spółki z tym samym adresem, czy firma płaci dostawcom z kilkumiesięcznym opóźnieniem ani czy magazyn, który ma zabezpieczać dostawę, w ogóle istnieje.

Kiedy rejestry przestają wystarczać

Granica przebiega tam, gdzie pytanie przestaje dotyczyć formalności, a zaczyna dotyczyć faktów w terenie i powiązań. Wtedy ocena wymaga rozmów, obserwacji i zestawienia źródeł, a nie kolejnego wyciągu.

• kontrakt długoterminowy lub zaliczka, której utrata realnie boli firmę
• nowy partner bez historii, który oferuje warunki lepsze niż rynek
• podejrzenie powiązań osobowych lub kapitałowych z innymi podmiotami
• przejęcie firmy lub udziałów, gdzie liczy się stan faktyczny, nie tylko bilans
• wątpliwości co do rzeczywistej siedziby, zaplecza lub zdolności do realizacji zlecenia

Co obejmuje wywiad gospodarczy detektywa

Licencjonowany detektyw zbiera informacje ze źródeł jawnych i legalnie pozyskanych: rejestrów, orzeczeń, ogłoszeń, informacji z rynku oraz weryfikuje na miejscu, czy firma działa tak, jak deklaruje. Efektem jest raport z opisem ustaleń i wskazaniem, co jest faktem, a co oceną.

Wywiad nie obejmuje podsłuchu, dostępu do cudzej poczty ani informacji objętych tajemnicą bankową. Zlecenia sprzeczne z prawem platforma odrzuca. Szerzej o zakresie piszemy na stronie o weryfikacji kontrahenta i w artykule o tym, kiedy zlecić wywiad gospodarczy.

Jak porównać koszt wywiadu z ryzykiem

Prosty rachunek: wartość kontraktu albo zaliczki, którą możesz stracić, podzielona przez koszt sprawdzenia. Jeśli ryzykujesz kwotę wielokrotnie wyższą niż cena raportu, wywiad jest tańszy niż niepewność. Przy małych, powtarzalnych transakcjach lepiej ustawić stałą procedurę opartą o rejestry.

Cenę ustala biuro w ofercie i zależy ona od liczby podmiotów, głębokości sprawdzenia i tego, czy potrzebna jest weryfikacja w terenie. W Wytrop opisujesz sprawę raz i porównujesz oferty licencjonowanych biur obok siebie, z fakturą VAT i poufnym rozliczeniem. Orientacyjne czynniki kosztu opisaliśmy w artykule ile kosztuje detektyw.

Sygnały ostrzegawcze widoczne jeszcze przed zleceniem

Część ryzyk widać bez żadnego wywiadu, wystarczy uważnie czytać dokumenty i korespondencję. Nie dowodzą one nieuczciwości, ale uzasadniają głębsze sprawdzenie, zanim przelejesz pieniądze.

Wiele z nich dotyczy rozbieżności: między tym, co firma mówi o sobie, a tym, co pokazują dokumenty. Im więcej takich rozbieżności, tym bardziej opłaca się przejść od samodzielnego przeglądu rejestrów do wywiadu w terenie.

• adres siedziby to adres wirtualnego biura, a firma zapewnia o własnym zapleczu
• spółka powstała niedawno, a deklaruje wieloletnie doświadczenie
• zmiany we władzach i adresie w krótkim czasie
• presja na szybki przelew albo zaliczkę przed podpisaniem umowy
• osoba podpisująca nie figuruje w rejestrze jako uprawniona do reprezentacji
• ceny wyraźnie poniżej rynku bez uzasadnienia

Rejestry i wywiad jako dwa etapy jednej procedury

W praktyce najlepiej sprawdza się podział na dwa etapy. Pierwszy robisz sam albo robi go dział księgowości: rejestry, status VAT, sprawozdania, krótki przegląd informacji o osobach kluczowych. Zajmuje to kilkanaście minut i eliminuje najprostsze przypadki.

Drugi etap uruchamiasz warunkowo: gdy pierwszy dał sygnały ostrzegawcze albo gdy kwota przekracza próg, który sam ustalisz w firmie. Wtedy zlecasz wywiad licencjonowanemu biuru, z jasno określonym pytaniem i terminem. Dzięki temu płacisz za pogłębione sprawdzenie tylko tam, gdzie ono zmienia decyzję.

Warto też zapisać wynik obu etapów w aktach transakcji. Jeśli kontrahent mimo wszystko nie zapłaci albo nie wykona umowy, raport i wyciągi z rejestrów pokazują, że zachowałeś należytą staranność, a to przydaje się w rozmowie z prawnikiem i w dochodzeniu roszczeń.

Jak przygotować zlecenie, żeby raport się przydał

Napisz, jaką decyzję raport ma wesprzeć: podpisanie umowy, wypłatę zaliczki, przejęcie udziałów. Podaj nazwę i NIP podmiotu, osoby kluczowe i listę pytań, na które potrzebujesz odpowiedzi. Im węższe pytanie, tym krótszy i tańszy wywiad.

Pytania i odpowiedzi